SportEasy

Cette page a pour objectif d’expliquer les différents modes d’utilisation de l’application Sport Easy au sein de l’USB Handball. Elle ne constitue pas un mode d’emploi car le site ( https://www.sporteasy.net/fr/home/ ) permet de répondre à toutes les questions.

Application / Site internet / Formule

Sport Easy est disponible sous la forme d’une application (tablette / téléphone portable) et sous la forme d’un site internet (PC de la maison en général mais aussi les tablettes et téléphones portables). Les interfaces entre les deux modes sont différentes mais donnent toutes les deux accès aux principales fonctionnalités importantes pour les utilisateurs.

On se rend compte cependant, à l’expérience, que l’application n’est pas forcément la plus intuitive donc n’hésitez pas à échanger entre vous si vous avez des problèmes. D’une manière générale, si vous avez une question sur Sport Easy, le plus facile est de nous contacter via l’adresse mail webmaster@baindebretagnehandball.fr

Sport Easy propose plusieurs formules (gratuites / payantes) selon l’utilisation qui est faite. Le club a opté depuis la saison 2021/2022 pour une formule payante appelée “Formule Club”. Ses principaux avantages :

  • possibilité de regrouper toutes les équipes au sein d’un même club
  • accès à des fonctionnalités avancées (gestion des tâches par exemple)
  • pas de publicité
  • pas de limite sur le nombre de joueurs par équipe

Enfant / Parent / Licencié

Tous les licenciés et seulement les licenciés (sauf cas particuliers) de l’USB Handball sont inscrits au compte Sport Easy du club. Cela concerne donc les personnes majeures tout comme les personnes mineures.

Pour chaque personne inscrite au compte Sport Easy du club, il est possible de lui associer des “parents”. L’objectif de cette fonction est évidemment à destination des plus jeunes afin que leurs parents aient accès aux informations et puissent aussi répondre aux différentes convocations.
Attention ce terme est générique car il est possible d’ajouter une, deux, trois … personnes qui ne sont pas nécessairement des parents mais des personnes responsables du licencié (de la licenciée) et que les parents ont identifié comme étant à ajouter dans le profil du licencié (de la licenciée).

IMPORTANT : Tout accès à Sport Easy se fait via une adresse mail et un mot de passe. Il n’est pas nécessaire pour les plus jeunes de leur associer une adresse mail à partir du moment où un parent avec une adresse mail valide est inscrite sur le profil. Pour une première inscription, vous êtes généralement averti par mail (vérifiez vos SPAMS) et vous recevez un lien vous invitant à créer votre compte Sport Easy puis à rejoindre votre équipe ou celle de votre enfant.

Équipes

Chaque licencié est nécessairement affecté à une équipe dans Sport Easy (U7M U9M U11G …. SéniorsH SéniorsF Loisirs). Sur cet espace “Equipe”, on retrouve principalement les informations suivantes :

  • Effectif de l’équipe (avec les informations de chaque joueur, du coach et du parent référent). N’hésitez pas à remplir du mieux possible le profil du licencié (de la licenciée) car ces informations peuvent être utiles pour les coachs et parents référents (notamment les numéros de téléphone portable)
  • Calendrier : Il contient tous les évènements (sportifs mais pas que) liés à la vie de l’équipe. Ces évènements sont renseignés par les coachs et parents référents et concernent les entrainements, les matchs et les éventuelles réunions d’information ou évènements ponctuels (pique-nique, sortie, …)
  • Messagerie : Une messagerie permet d’échanger avec les différents membres de l’équipe soit de manière groupée soit de manière individuelle. Cette messagerie est également un moyen pour le club de vous transmettre des informations (évènements, assemblées générales, message important …)

Fonctionnement d’un évènement

Comme indiqué, chaque équipe dispose de son propre calendrier qui est ponctué de tous les évènements liés à la vie de l’équipe au cours de la saison. Il s’agit principalement des entrainements et des matchs. Pour chaque évènement, il est indiqué :

  • Heure de rendez-vous (facultative)
  • Heure de début et de fin
  • Lieu de rendez-vous (facultatif)
  • Lieu de l’évènement

Les convocations à un évènement sont gérées par les coachs et parents référents. Elles peuvent être automatiques (toute l’équipe est convoquée X jour(s) avant l’évènement) ou manuelles (la personne responsable décide de la date d’envoi de la convocation et des personnes convoquées). Le licencié ou la licenciée est avertie par une notification (et/ou un mail selon la configuration de son profil) et il en est de même pour ses “parents”.

Chaque évènement dispose d’un forum qui a pour but de faciliter tous les échanges liés à cet évènement (qui est disponible pour rouler, la buvette ou qui sera un peu en retard ou … ) TOUS les membres de l’équipe, qu’ils soient convoqués ou non, ont accès à ces échanges afin que tout le monde soit concerné par l’ensemble des évènements d’une équipe.

Pour chaque évènement, les coachs et parents référents ont la possibilité d’assigner des taches aux joueurs/joueuses : co-voiturage, buvette, maillots … Cela permet de tracer les responsabilités de chacun et c’est un outil pour les coachs et parents référents afin de lisser l’ensemble des tâches au cours de la saison sur tous les parents de manière équitable (après chaque équipe est autonome et le caractère “équitable” peut être adapté selon plusieurs critères dont le nombre de participations aux évènements, …)

Équipe “Gestion de table”

Cette équipe est un peu particulière et est nouvelle pour cette saison 2022/2023. Elle regroupe tous les licenciés du club et a pour objectif de faciliter l’organisation des matchs à domicile chaque weekend et en semaine (n’oublions pas les loisirs !)

Pour rappel, à chaque match, nous avons besoin de personnes en plus des joueurs/joueuses/coachs qui sont sur le terrain :

  • Installation (premier match) / rangement (dernier match) : Ce sont généralement les parents pour les plus jeunes ou directement les licencié(e)s pour les plus grands. Leur présence est gérée directement par les coachs/parents référents
  • Buvette : Ce sont généralement les parents pour les plus jeunes ou directement les licencié(e)s pour les plus grands. Leur présence est gérée directement par les coachs/parents référents
  • Arbitres : Si un arbitre officiel est désigné, cela ne pose pas de problème. Dans le cas contraire, il faut trouver un arbitre club c’est-à-dire un licencié du club qui accepte de remplir cette fonction. Nous avons certains arbitres jeunes mais ils ont eux aussi leurs matchs et ne sont pas toujours disponibles et surtout ils ne peuvent pas nécessairement arbitrer certaines rencontres (U15 U18 séniors selon l’âge de l’arbitre jeune)
  • Table de marque / Gestion de la salle: La politique du club est d’avoir 3 personnes majeures et 2 personnes mineures (pour les matchs jeunes). Pour les personnes majeures, 2 sont désignées parmi l’ensemble des séniors/loisirs du club (gestion de la salle) et sont généralement de service pour toute une journée, la troisième personne majeure est le coach voire le parent référent de l’équipe qui joue avant la rencontre concernée ou après la rencontre concernée (table de marque). Les 2 mineur(e)s sont 2 joueurs/joueuses de l’équipe qui joue avant la rencontre concernée ou après la rencontre concernée et gèrent la table de marque avec leur coach.

Cette équipe “Gestion de table” contient toutes les rencontres à domicile du club. Elle permet de gérer les convocations pour les tâches “arbitres”, “table de marque” et “gestion de salle”. En effet les personnes concernées par ces tâches interviennent pour le compte d’une autre équipe que la leur et il fallait donc un système pour avoir dans une même équipe toutes les rencontres à domicile et tous les joueurs et joueuses du club. C’est une utilisation un peu détournée de Sport Easy, elle demande un peu de maitrise de l’outil et beaucoup de communication 🙂 d’où cette page !

Actuellement, c’est Servanne qui gère cette équipe et s’occupe de désigner les personnes et de leur assigner les tâches. Sa connaissance des séniors/loisirs et de leurs disponibilités (certain(e)s sont déjà coach par ailleurs), des différentes personnes en capacité d’arbitrer et du fonctionnement du club en général lui permettent d’équilibrer au mieux la répartition des tâches.
Pour la gestion de la table, le principe est le suivant :

  • Servanne convoque les 2 séniors pour la gestion de la salle
  • Servanne essaie de trouver des arbitres
  • Servanne convoque le parent référent et le coach sur le match qui leur est assigné
  • le parent référent ou le coach convoque les deux joueurs/joueuses désignées pour la table de marque

Ce système est une solution pour gérer les rencontres à domicile, pas la seule, surement pas la meilleure mais pour l’instant nous n’avons pas mieux et restons preneurs de toute meilleure proposition ou amélioration !

Tout n’est pas parfait

Les effets de bord d’une telle organisation sont listés ci-dessous. Le club essaie d’y remédier dans la mesure du possible mais vous demande un peu d’indulgence et de compréhension car il n’est pas possible de penser à tout :

  • comme la gestion des matchs se fait par paire d’équipe (une équipe gère le match suivant, l’autre équipe gère le match précédent) il y a un problème dès qu’il y a un nombre impair de rencontres. Alison qui gère les conclusions essaie de faire une programmation qui prend en compte cette contrainte (mais il y en a plein d’autres comme la disponibilité de la salle) mais nous avons forcément des cas qui posent problèmes. Dans ces cas là, nous demandons à chacun de faire preuve de solidarité et de répondre si possible favorablement selon ses disponibilités
  • match des séniors en soirée : si un match séniors se joue en soirée (20h30 / 21h) il est compliqué de garder les jeunes du match précédent aussi tard. Tout d’abord parce que le match précédent peut avoir eu lieu beaucoup plus tôt ou parce que si le match précédent concerne des U11 U13 voire U15 il n’est pas toujours facile pour eux de faire la table pour un match séniors
  • matchs du dimanche : il nous est demandé de mettre des matchs le dimanche pour faciliter la gestion des arbitres. Il faut savoir qu’un match ne peut pas commencer avant 11h (compliqué de mettre 2 matchs en matinée). La solution est de les mettre l’après-midi mais cela pose d’autres problèmes dont la disponibilité de bénévoles sur ces créneaux.
  • vous avez une équipe de plus dans votre compte Sport Easy (voire 2 ou 3 ou 4 pour les familles avec plusieurs joueurs/joueuses les parents référents). Cela peut parfois entrainer un peu de confusion dans certains messages que vous pouvez voir passer -> en effet comme vous êtes membres de l’équipe “gestion de table”, vous avez accès à tous ses évènements et donc aux forums qui sont liés. Normalement vous n’avez pas de notification qui apparait mais cela peut arriver notamment si une erreur de manipulation arrive lors d’une convocation 😉 Dans tous les cas, vérifiez bien l’équipe que vous êtes en train de consulter : sur l’application, un “clic” sur l’icône en haut à gauche vous permet d’afficher la liste de toutes vos équipes et de revenir sur la votre ou celle de votre enfant.

Voilà pour ces explications.

Félicitations aux courageux/courageuses qui sont arrivées au bout de ce pavé 🙂 En espérant que cela aura répondu à une partie de vos questions, n’hésitez pas à remonter vos interrogations, propositions d’évolution car rien n’est figé. Avec le temps et la pratique, nous espérons arriver à un système qui convienne au plus grand nombre !